Від паперу до цифри: скільки потрібно зберігати електронні документи?

Правила обігу та зберігання електронних документів в Україні встановлює Закон України № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».

Хто є учасниками електронного документообігу?

Це автор, підписувач, той, хто створює електронну печатку, адресат і посередник. Вони мають права та обов’язки згідно з законом або договором.

Як потрібно зберігати електронні документи?

• На електронних носіях у такій формі, щоб можна було перевірити їхню цілісність.

• Строк зберігання має бути не меншим, ніж для паперових аналогів.

• Якщо електронний носій не може забезпечити зберігання на такий строк, документи потрібно дублювати на інші носії або копіювати. Якщо це неможливо – зберігати паперову копію.

Обов’язкові вимоги до зберігання:

1. Документи мають бути доступні для подальшого використання.

2. Має бути можливість відновити документ у первісному форматі.

3. Повинна зберігатись інформація про походження, призначення, дату та час надсилання/отримання документа.

Що стосується електронного підпису:

Зберігати документи з електронними підписами та печатками можна з використанням спеціальних довірчих послуг, відповідно до Закону № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Архівування електронних документів відбувається згідно з порядком, визначеним законодавством.

Вимоги Податкового кодексу України (ПКУ) до зберігання документів

Платник податків зобов’язаний:

• Вести облік доходів, витрат та інших показників на основі первинних документів (п. 44.1 ПКУ).

• Зберігати документи, пов’язані з податковими зобов’язаннями (п.п. 16.1.12 п. 16.1 ПКУ).

Строки зберігання документів (п. 44.3 ПКУ):

• 2555 днів – документи з питань трансфертного ціноутворення, КІК та ін. (п.п. 44.3.1).

• 1825 днів – первинні документи платників податку на прибуток та юросіб-спрощенців (п.п. 44.3.2).

• 1095 днів – інші документи, не згадані вище (п.п. 44.3.3).

• 1095 днів – документи, пов’язані з іншим законодавством під контролем ДПС (п.п. 44.3.4).

Строки відлічуються:

• Від дати подання звітності або граничного строку її подання.

• Для дозвільних документів – з дати закінчення їх дії.

Особливості у випадках:

• Ліквідації платника податків: документи передаються до архіву (не менше 1825/2555 днів).

• Оскарження, перевірка, суд: документи зберігаються до завершення відповідних процедур.

• Виявлення фактів неправомірної вигоди службовим особам іноземних держав: документи зберігаються ще +1095 днів.

Інші особливості та нововведення:

• Наказ Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 визначає строки зберігання типових документів.

• Закон України від 16 липня 1999 року №996-XIV покладає відповідальність за збереження документів щонайменше 3 роки на керівника або власника підприємства.

Щодо звітності в електронному вигляді:

Платники податків зобов’язані зберігати:

• Електронні первинні документи, пов’язані з податками і зборами (крім ЄСВ).

• Архів звітних файлів, поданих у ДПС.

Ці документи мають зберігатися у формі, що дозволяє перевірити їхню цілісність, протягом строків, визначених у п. 44.3 ПКУ.

У період карантину та воєнного стану:

• п. 522 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ: під час дії карантину зупиняється перебіг строків давності.

• п. 73 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ: документи, пов’язані з п. 141.4 ПКУ, зберігаються не менше 2555 днів.

• п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ: на час воєнного стану строки давності призупиняються, а строки зберігання документів продовжуються.

Якщо ДПС не проводила перевірку:

Після початку перевірки платник зобов’язаний надати всі документи, що стосуються предмета перевірки (п. 85.2 ПКУ).

Отож, платники податків повинні зберігати електронні форми документів, пов’язаних з податками, у форматі, що забезпечує перевірку їхньої цілісності,  протягом строків, встановлених законодавством. Якщо перевірка ДПС не проводилась понад 1095, 1825 або 2555 днів, документи мають зберігатись з урахуванням положень статті 102 ПКУ та перехідних положень.

З цим та іншими роз’ясненнями можна ознайомитись в Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі (ЗІР) за посиланням https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=43443