Щодо знищення документів після спливу строку їх зберігання протягом 1095 календарних днів за умови відсутності податкової перевірки і, керуючись статтею 52 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року N2755-VI зі змінами та доповненнями (далі - Кодекс) та у межах своєї компетенції, повідомляє наступне.
Відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, здійснення контролю за платниками податків та зборів, їх права та обов'язки, повноваження і обов'язки посадових осіб контролюючих органів під час проведення податкового контролю, а також відповідальність за порушення податкового законодавства регулюються Кодексом.
Згідно з пунктом 44.1 статті 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим пункту 44.1 статті 44 Кодексу.
Відповідно до пункту 44.3 статті 44 Кодексу платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених у пункті 44.1 статті 44 Кодексу, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого Кодексом граничного терміну подання такої звітності.
Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку визначені Законом України від 16 липня 1999 року N 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі - Закон N 996).
Згідно з пунктом 3 статті 8 Закону N 996 відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.
При цьому повідомляємо, що терміни зберігання документів регламентовані Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5.
Що стосується вимоги надання до контролюючого органу документів, термін зберігання яких перевищує 1095-денний термін, то згідно з пунктом 102.1 статті 102 Кодексу контролюючий орган, крім випадків, визначених пунктом 102.2 статті 102 Кодексу, має право самостійно визначити суму грошових зобов'язань платника податків у випадках, визначених Кодексу, не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня у разі проведення перевірки контрольованої операції відповідно до статті 39 Кодексу), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, визначеної пунктом 133.4 статті 133 Кодексу, та/або граничного строку сплати грошових зобов'язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, - за днем її фактичного подання.
У разі подання платником податку уточнюючого розрахунку до податкової декларації контролюючий орган має право визначити суму податкових зобов'язань за такою податковою декларацією протягом 1095 днів з дня подання уточнюючого розрахунку.
У випадках, визначених пунктом 102.2 статті 102 Кодексу, грошове зобов'язання може бути нараховане або провадження у справі про стягнення такого податку може бути розпочате без дотримання строку давності, визначеного в абзаці першому пункту 102.1 статті 102 Кодексу.
Слід зазначити, що згідно з п. 52.2 ст. 52 Кодексу податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.